Abrechnungs- und Rechnungssoftware für Kindergärten

Automatische Rechnungserstellung

Monatliche Rechnungen werden automatisch anhand des Plans jedes Kindes erstellt, so dass der Abrechnungstag nicht mehr mit Arbeit verbunden ist.

Rechnungsvorlagen

Definieren Sie Ihre Gebührenstrukturen – Standardgebühren, verlängerte Zeiten, Geschwisterregelungen – einmalig und weisen Sie diese den Kindern zu.

Detaillierte Rechnungspositionen

Die Rechnungen schlüsseln die Kosten in die Bestandteile auf, nach denen die Eltern tatsächlich fragen, statt einen einzigen unerklärten Betrag auszuweisen.

Korrekte Mehrwertsteuerbehandlung für Betreuung und Verpflegung

Betreuung und Verpflegung werden als getrennte Dokumente mit dem jeweils korrekten Mehrwertsteuersatz ausgewiesen – genau so, wie polnische Kindergärten ihre Rechnungen stellen müssen, nicht als bloße Annäherung.

Mehrere Bankkonten

Weisen Sie verschiedenen Gebührenarten unterschiedliche Kontonummern zu, damit Zahlungen für Betreuung und Mahlzeiten dort landen, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet.

Einmalige Gebühren

Rechnen Sie Ausflüge, Materialien und zusätzliche Aktivitäten als Ad-hoc-Rechnungen ab, ohne den wiederkehrenden Zyklus zu stören.

Für die europäische Mehrwertsteuer entwickelt, nicht daran angepasst

Banküberweisung als erstklassige Methode

Können Eltern online mit Karte zahlen?

Ja, sobald Sie Online-Zahlungen für Ihre Einrichtung aktivieren und das Onboarding des Zahlungsanbieters abschließen. Eltern zahlen die Rechnung des Kindes dann mit Karte, und die Zahlungsmethode kann für das nächste Mal gespeichert werden. Die Banküberweisung bleibt verfügbar und ist weiterhin der Standard — die Aktivierung von Karten fügt eine Option hinzu, anstatt eine zu ersetzen.

Wie funktioniert die Mehrwertsteuer für Betreuung und Verpflegung?

Sie werden als separate Dokumente mit der jeweils korrekten Mehrwertsteuerbehandlung ausgegeben – Betreuung ist befreit, Verpflegung hat ihren eigenen Satz –, was den Abrechnungsanforderungen polnischer Kindergärten entspricht. Plattformen, die für den US-Markt entwickelt wurden, kennen das Konzept der Mehrwertsteuer nicht, weshalb dies eine Struktur ist, die sie nicht abbilden können, und keine Einstellung, die sie nicht aktiviert haben.

Werden monatliche Rechnungen automatisch generiert?

Ja. Die wiederkehrende Generierung erstellt die monatlichen Rechnungen aus dem zugewiesenen Plan des Kindes, so dass der Abrechnungstag nicht mehr mit Arbeit verbunden ist.

Kann ich einmalige Posten wie Ausflüge oder Materialien abrechnen?

Ja. Ad-hoc-Rechnungen decken Ausflüge, Materialien und zusätzliche Aktivitäten ab, ohne den wiederkehrenden Zyklus zu stören.

Können verschiedene Gebühren auf unterschiedliche Bankkonten überwiesen werden?

Ja. Sie können verschiedenen Gebührenarten unterschiedliche Kontonummern zuweisen, damit Zahlungen für Betreuung und Mahlzeiten dort landen, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet.

Versendet KinderConnect automatisch Zahlungserinnerungen?

Ja. Sobald das Fälligkeitsdatum einer unbezahlten Rechnung überschritten ist, sendet ein geplanter Job eine E-Mail an den Zahler, und weitere Erinnerungen folgen in festgelegten Phasen, anstatt alle auf einmal. Jede Erinnerung wird aufgezeichnet, sodass ein erneuter Versuch oder ein Neustart niemals dieselbe Erinnerung zweimal senden kann — das, was ein Abrechnungssystem am wenigsten falsch machen sollte.

Kann ich Geschwisterrabatte anbieten?

Teilweise. Es gibt Einstellungen für Geschwisterrabatte auf Organisationsebene und eine Gruppierung von Familienrechnungen, aber der vollständige Workflow wird noch finalisiert. Fragen Sie uns nach Ihrer spezifischen Vereinbarung, bevor Sie sich darauf verlassen.

Kann eine Rechnung mehrere Kinder abdecken?

Es gibt eine Gruppierung von Familienrechnungen, beachten Sie jedoch, dass die Mehrwertsteuerregeln bereits die Trennung von Betreuung und Verpflegung auf separaten Dokumenten vorschreiben. Eine Familie mit drei Kindern erhält daher unabhängig davon mehrere rechtsgültige Rechnungen.

Kann ich Rechnungen für meinen Buchhalter exportieren?

Ja, als CSV aus der Berichtsansicht. Eine direkte Integration in Buchhaltungspakete ist derzeit nicht verfügbar – Exporte sind der Weg zur Übergabe.

Was kostet die Online-Kartenzahlung?

Nichts, wenn Eltern per Banküberweisung zahlen, was der Standard bleibt. Wenn ein Elternteil online zahlt, wird die Gebühr brutto aufgeschlagen, sodass die Bearbeitungsgebühr und unsere eigene Gebühr als Servicegebühr auf die Rechnung aufgeschlagen werden — der Kindergarten erhält immer noch genau das, was er in Rechnung gestellt hat. Sie zahlen uns also das Software-Abonnement; die Online-Zahlung kostet den Zahler, nicht die Einrichtung.

Können Eltern ihre Rechnungen in der App sehen?

Ja. Eltern haben ihre eigene Abrechnungsansicht, die Rechnungen, Einzelposten und den Zahlungsstatus zeigt.

Gibt es eine Ausgabenverfolgung oder eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Nein, und das ist Absicht. Buchhaltung, Bank-Feeds und GuV gehören in eine echte Buchhaltungssoftware – ein halb fertiges Hauptbuch in einer Kinderbetreuungs-App könnte der Konkurrenz mit dem Tool, das Ihr Buchhalter bereits verwendet, nicht standhalten.